GDPR och AI-möten – vad du behöver veta

Allt fler företag använder AI för att dokumentera möten – men hur förhåller sig det till GDPR? Här reder vi ut de viktigaste frågorna.

Enligt GDPR räknas röstinspelningar och transkriberingar som personuppgifter. Det innebär att du behöver en laglig grund för att behandla dem – vanligtvis samtycke eller berättigat intresse.

Alla mötesdeltagare måste informeras om att mötet spelas in och att AI används för transkribering. Många AI-verktyg meddelar automatiskt att inspelning pågår, men det är arbetsgivarens ansvar att säkerställa att informationen ges.

En av de viktigaste GDPR-frågorna handlar om var data lagras. Amerikanska verktyg som Otter.ai och Fireflies.ai lagrar som standard data i USA. Även med standardavtalsklausuler (SCC) finns juridiska risker efter Schrems II-domen.

Telink AI lagrar all mötesdata inom EU och är byggt med GDPR-efterlevnad som grundprincip. Det gör det till det säkraste valet för svenska och europeiska organisationer.

1. Informera alla deltagare innan inspelning startar. 2. Dokumentera er lagliga grund för behandlingen. 3. Välj ett verktyg med EU-baserad datalagring. 4. Ge deltagare möjlighet att begära radering. 5. Ha ett databehandlingsavtal (DPA) med er leverantör.

AI-mötesanteckningar kan vara fullt GDPR-kompatibla – men bara om du väljer rätt verktyg och följer grundläggande regler. Med EU-baserad lagring och tydliga samtycksrutiner är du på säker mark.